Best Value

B-certificaat

    VCA-VOL

Mijn werkwijze bij het opstellen van de kwaliteitsdocumenten ten behoeve van een aanbieding.

Conform de doelstellingen van de Aanbestedingswet 2012 (van kracht vanaf 1 april 2013) worden werkzaamheden in de GWW sector sinds 2013 steeds meer uitbesteed op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). In deze vorm van uitvraag worden kwaliteitsdocumenten gevraagd waaronder bijna altijd een plan van aanpak (voor de uitwerking van de EMVI criteria), een planning en een risicodossier. Soms wordt dit nog aangevuld met een kansendossier of een project kwaliteitsplan

 Mijn aanpak bij het opstellen van aanbestedingsdocumenten voor een goede aanbieding kenmerkt zich door opbouw in drie fasen. In alle drie de fasen werk ik nauw samen met de opdrachtgever (in casu de inschrijver) om te komen tot een optimale kwaliteit. Informatie uitwisseling is dan ook essentieel.

 1

In de eerste fase oriënteer ik me breed op de uitvraag. Primair van belang zijn is hierbij het begrijpen van de  doelstellingen van de aanbestedende partij en de omvang van de scope van het project. Hiervoor worden de uitvraagdocumenten (leidraad, bestek, vraagspecificatie, annexen, etc, etc.) nauwkeurig doorgespit. Op basis van deze verkenning stel ik in overleg met de opdrachtgever alvast vragen op die aan de aanbesteder kunnen worden gesteld.

Ook is van groot belang om snel inzicht te hebben in de vereisten en de inhoud van de documenten die onderdeel moeten zijn van de totale aanbieding. Op basis hiervan maak ik een tijdsplanning waarbinnen het opstellen van alle aanbiedingsdocumenten gedaan kan worden zonder dat haastwerk nodig is. Dit is belangrijk om de kwaliteit van de documenten te borgen.

 2

In de tweede fase overleg ik met de opdrachtgever over de liggende uitvraag. Onderwerpen zijn onder andere:

• begrijpen we de scope van het project echt,

• zijn er vragen over de uitvraagprocedure en de inhoud van het project,

• is de gedachte achter de EMVI criteria helder en kunnen we hier goed op anticiperen,

• is alle benodigde kennis en capaciteit aanwezig,

• welke werkwijze voor realisatie project ziet de opdrachtgever als haalbaar en onderscheidend,

• samen met de opdrachtgever het decomponeren en detailleren van het gevraagde werk en de fysieke  omgeving om het plan van aanpak SMART te kunnen maken,

• is het nodig een samenwerkingsverband aan te gaan om aan de (o.a. EMVI) eisen te voldoen,

• welke risico’s, buiten de eigen invloedssfeer, zijn te voorzien en hoe kunnen deze worden beheerst.

Als afsluiting van deze fase maak ik op basis van alle beschikbare informatie een storyboard. Dit is een soort index voor bijvoorbeeld het gevraagde plan van aanpak. Het storeyboard is de eerste vertaling van de eisen die in de uitvraag worden gesteld aan het plan van aanpak. Ook zijn de risico’s (interne en externe) gedetecteerd en benoemd. Samen met de opdrachtgever neem ik het storeyboard, de planning en het concept risicodossier door en na akkoord begint het echte schrijfwerk.

 3

In deze fase worden alle documenten opgesteld. Tijdens het schrijven komen veelal vragen naar boven die intern beantwoord moeten worden. Bijvoorbeeld: is de aanvoer van materieel en materialen over het water beter dan een route over de weg? Over het water is veel veiliger, minder hinder en dus minder overlast maar het is wel duurder want een loswal moet worden ingericht. Ik heb in deze keuze momenten een adviserende rol, waarbij de uiteindelijke keuze door de opdrachtgever wordt gemaakt.

Alle documenten die ik opstel komen eerst in concept naar de opdrachtgever. Een tweede en soms derde lezer reviewen de conceptdocumenten. Op basis van de review-uitkomsten worden de documenten bijgewerkt en definitief gemaakt. Het kan een enkele keer voorkomen dat een tweede conceptronde nodig is wanneer de uitvraag omvangrijk of complex is.

Na een eindcontrole op schrijfstijl, spelling en document lay-out ontvangt de opdrachtgever de definitieve documenten tijdig zodat op tijd en gecontroleerd kan worden ingediend.